Algemene voorwaarden

Versie: februari 2025

Voor u liggen de algemene voorwaarden van The Event Suite. Deze voorwaarden zijn een aanvulling op de afspraken die The Event Suite maakt met haar opdrachtgevers. Deze voorwaarden maken dan ook onlosmakelijk onderdeel uit van offertes, overeenkomsten of andere aanbiedingen van The Event Suite. Indien er tegenstrijdige afspraken zijn gemaakt, gelden eerst de afspraken uit de (1) overeenkomst, daarna uit de (2) offerte, vervolgens uit de (3) Algemene Voorwaarden The Event Suite. 

De algemene voorwaarden worden gehanteerd door The Event Suite, KVK-nummer: 96316829, gevestigd aan Ambachten 13, 5711LC Someren, hierna te noemen: “The Event Suite”, en zijn mede bedongen ten behoeve van de bestuurders van The Event Suite en alle voor haar werkzame personen. 

De opdrachtgever is degene aan wie The Event Suite enige offerte heeft verstrekt, aanbieding heeft gedaan of met wie zij een overeenkomst heeft gesloten. Dit kan zowel een rechtspersoon als een natuurlijke persoon zijn, hierna te noemen: “Opdrachtgever”. 

Artikel 1: toepasselijkheid algemene voorwaarden

  1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op iedere aanbieding, offerte en overeenkomst tussen The Event Suite en de opdrachtgever.  
  2. Indien een bepaling van de algemene voorwaarden nietig blijkt te zijn of wordt vernietigd, laat dat de geldigheid van de overige bepalingen onverlet. Partijen zullen in dat geval voor de nietige respectievelijk vernietigde bepaling een vervangende bepaling overeenkomen die zoveel mogelijk aansluit bij de oorspronkelijke bedoeling.  
  3. De toepasselijkheid van algemene voorwaarden van de opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.  
  4. Deze algemene voorwaarden kunnen door een enkele schriftelijke mededeling van The Event Suite worden gewijzigd. Bij gebreke van protest binnen 15 dagen na deze mededeling zijn de gewijzigde algemene voorwaarden van toepassing op alle nieuwe en lopende overeenkomsten.

Artikel 2: offerte, informatie en inschakeling derden

  1. Alle aanbiedingen, prijsopgaven en kostenbegrotingen en andere aanbiedingen van The Event Suite zijn geheel vrijblijvend, tenzij schriftelijk anders is aangegeven.  
  2. Alle verstrekte informatie en/of specificaties gelden steeds bij benadering, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.  
  3. Indien binnen de aangegeven termijn na een aanbod geen schriftelijke opdracht is ontvangen en bevestigd, vervalt het aanbod.  
  4. The Event Suite is gerechtigd derden in te schakelen voor de uitvoering van (een deel van) de opdracht.

Artikel 3: verplichting van de opdrachtgever

  1. Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, is opdrachtgever verantwoordelijk voor het nemen van voldoende maatregelen om de veiligheid te waarborgen op de locatie waar de opdracht wordt uitgevoerd (waaronder maar niet beperkt tot de veiligheid voor artiesten, medewerkers en bezoekers). Als er al afspraken zijn gemaakt over deze maatregelen, behoudt The Event Suite zich het recht voor om op elk gewenst moment aanvullende eisen te stellen als gewijzigde omstandigheden dit vereisen. 
  2. Opdrachtgever is verplicht om alle risico’s die voortvloeien uit de uitvoering van de opdracht, inclusief de werkzaamheden en/of het handelen en/of nalaten van door haar ingeschakelde derden, voor zover mogelijk te verzekeren. Opdrachtgever moet in ieder geval een reguliere AVB-verzekering en, indien van toepassing, een beroepsaansprakelijkheidsverzekering afsluiten. Bovendien moet opdrachtgever ervoor zorgen dat de door The Event Suite bij de uitvoering van de overeenkomst ingeschakelde medewerkers en de door The Event Suite ter beschikking gestelde zaken zijn gedekt onder de genoemde verzekeringen. Opdrachtgever moet op eerste verzoek afschriften van de polissen van deze verzekeringen aan The Event Suite verstrekken. 
  3. Opdrachtgever dient alle informatie die nodig is voor de uitvoering van de opdracht, tijdig aan The Event Suite verstrekken. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de verstrekte informatie, zowel van informatie die zij weet als informatie waarvan zij had moeten weten dat deze noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht. 
  4. Als (a) opdrachtgever niet of niet voldoende heeft voldaan aan haar verplichtingen zoals opgenomen in artikel 3.1 en/of 3.2 in deze algemene voorwaarden en The Event Suite de opdracht geheel of gedeeltelijk niet laat doorgaan (waarvoor The Event Suite gerechtigd is), of (b) opdrachtgever niet of niet voldoende heeft voldaan aan haar verplichtingen zoals opgenomen in artikel 3.1 en/of 3.2 in deze algemene voorwaarden, The Event Suite opdrachtgever daarop schriftelijk heeft gewezen en opdrachtgever desondanks de opdracht wil laten doorgaan, heeft opdrachtgever geen recht op enige vorm van schadevergoeding.

  5. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het betalen van de vergoedingen voor het gebruik van intellectuele eigendomsrechten van derden (waaronder maar niet beperkt tot Bumarechten).

  6. Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, is opdrachtgever verantwoordelijk voor het verkrijgen van de vereiste toestemming van derden en/of vergunningen, evenals het doen van onderzoek hiernaar. 

  7. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het handelen en nalaten van de door haar ingeschakelde en/of uitgenodigde derden die betrokken zijn bij de opdracht, zoals bezoekers van een evenement. 

Artikel 4: aansprakelijkheid

  1. The Event Suite is niet aansprakelijk voor enige schade, van welke aard dan ook, die is ontstaan doordat zij is uitgegaan van onjuiste en/of onvolledige informatie die door of namens opdrachtgever is verstrekt.
  2. The Event Suite is slechts aansprakelijk voor schade (i) indien deze schade valt onder de dekking van haar aansprakelijkheidsverzekering en wel tot het bedrag dat door haar verzekering wordt uitgekeerd te vermeerderen met het eigen risico of (ii) indien er sprake is van opzet of grove schuld van The Event Suite of een van haar medewerkers. 
  3. Als er (i) geen sprake is van opzet of grove schuld of (ii) de verzekering niet uitkeert, en er toch sprake is van aansprakelijkheid van The Event Suite, dan is deze aansprakelijkheid beperkt tot alleen directe schade (waarbij aansprakelijkheid voor indirecte schade uitdrukkelijk wordt uitgesloten) met een maximum van € 5.000,-. 
  4. The Event Suite is nooit aansprakelijk voor schade veroorzaakt door tekortkomingen of onrechtmatig handelen/nalaten van uitvoerende dienstverleners en/of toeleveranciers, inclusief het personeel van die dienstverleners en/of toeleveranciers, die The Event Suite heeft ingeschakeld in verband met of ten behoeve van de uitvoering van een onderdeel van de overeenkomst. 
  5. Alle vorderingsrechten en andere bevoegdheden die opdrachtgever jegens The Event Suite heeft, om welke reden dan ook, dienen binnen 12 maanden na het moment waarop opdrachtgever hiervan op de hoogte werd gesteld of redelijkerwijs op de hoogte had kunnen zijn, schriftelijk aan The Event Suite te worden meegedeeld. Als dit niet gebeurt, komen deze vorderingsrechten en andere bevoegdheden te vervallen. 
  6. Opdrachtgever vrijwaart The Event Suite tegen aanspraken van derden (inclusief maar niet beperkt tot deelnemers en bezoekers) die schade lijden in verband met de uitvoering van de opdracht. 
  7. Alle adviezen die door The Event Suite worden verstrekt, zijn altijd vrijblijvend en het opvolgen van deze adviezen is voor rekening en risico van opdrachtgever. 
  8. Opdrachtgever is niet aansprakelijk voor de opkomst van deelnemers van het betreffende evenement. 
  9. The Event Suite is niet aansprakelijk voor schade aan goederen die door opdrachtgever aan haar ter beschikking zijn gesteld. Opdrachtgever moet zorgen voor een deugdelijke verzekering van deze goederen.

Artikel 5: reclame

1. Alle reclames dienen, op straffe van verval, schriftelijk bij The Event Suite te zijn ingediend, binnen 14 dagen nadat deze bekend zijn geworden, dan wel bekend hadden kunnen zijn. 

Artikel 6: overmacht

  1. Als er omstandigheden zijn die niet aan The Event Suite te wijten zijn en van dien aard zijn dat naleving van de overeenkomst redelijkerwijs niet meer of niet meer in volle omvang kan worden gevraagd (zoals maar niet beperkt tot extreem weer, intrekking van een of meerdere vergunningen, nationale rouw en pandemie), heeft The Event Suite het recht om de opdracht geheel of gedeeltelijk te ontbinden en/of de uitvoering ervan op te schorten zonder enige verplichting tot schadevergoeding. In dat geval behoudt The Event Suite haar recht op vergoeding (inclusief maar niet beperkt tot kosten voor door haar ingeschakelde derden). 
  2. Opdrachtgever wordt geadviseerd zich tegen deze risico’s te verzekeren.

Artikel 7: prijs, betaling en annulering

1. De overeengekomen prijs (opdrachtsom) is in euro en exclusief BTW en eventuele andere heffingen van overheidswege, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. 
2. Als opdrachtgever wijzigingen aanbrengt in de oorspronkelijke opdracht die hogere kosten veroorzaken dan waarop bij de prijsopgave kon worden gerekend, worden deze meerkosten extra in rekening gebracht bij opdrachtgever. Dit geldt voor wijzigingen van welke aard dan ook die namens of door opdrachtgever zijn aangebracht.  
3. Als The Event Suite de opdracht aanvaardt, stuurt zij na de schriftelijke bevestiging een factuur van ten minste 75% van het totaalbedrag. Deze factuur moet door opdrachtgever binnen 14 dagen na de factuurdatum en in ieder geval vóór de datum van het evenement worden betaald.   
4. Opdrachtgever is op elk moment verplicht om op eerste verzoek van The Event Suite zekerheid te stellen voor de betaling van al hetgeen door opdrachtgever verschuldigd is.  
5. De betalingstermijn is een fatale termijn. Opdrachtgever heeft geen recht om enige betaling op te schorten of te verrekenen.  
6. Als er binnen de betalingstermijn geen betaling heeft plaatsgevonden, is opdrachtgever van rechtswege in verzuim. Opdrachtgever is dan de wettelijke handelsrente verschuldigd (waarbij geldt dat een gedeelte van de maand als een hele maand wordt beschouwd), evenals buitengerechtelijke incassokosten van minimaal 15% van de hoofdsom met een minimum van € 250, 
7. Opdrachtgever heeft het recht om de opdracht alleen schriftelijk te annuleren. Bij annulering is opdrachtgever de volgende kosten verschuldigd aan The Event Suite:   
a) In de periode tot 9 maanden voor het aanvangsmoment, 40% van de volledige opdrachtsom (zoals die op het moment van annuleren geldt);  
b) In de periode tussen 9 en 6 maanden voor het aanvangsmoment, 50% van de volledige opdrachtsom (zoals die op het moment van annuleren geldt);  
c) In de periode tussen 6 en 3 maanden voor het aanvangsmoment, 65% van de volledige opdrachtsom (zoals die op het moment van annuleren geldt);  
d) In de periode tussen 3 en 2 maanden voor het aanvangsmoment, 75% van de volledige opdrachtsom (zoals die op het moment van annuleren geldt);  
e) In de periode tussen 2 en 1 maanden voor het aanvangsmoment, 85% van de volledige opdrachtsom (zoals die op het moment van annuleren geldt); en  
f) In de periode tussen 1 maand voor het aanvangsmoment en het aanvangsmoment zelf, 100% van de volledige opdrachtsom (zoals die op het moment van annuleren geldt).  
8. Als op het moment van annulering de schade van The Event Suite hoger is dan de annuleringsvergoeding zoals vermeld in artikel 7.7 van deze algemene voorwaarden, moet de opdrachtgever dit hogere bedrag aan The Event Suite vergoeden.  

Artikel 8: beëindiging en ontbinding

  1. The Event Suite behoudt alle rechten die hem toekomen, maar heeft ook het recht om zonder verdere ingebrekestelling de overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden middels een schriftelijke verklaring zonder dat opdrachtgever recht op enige vorm van schadevergoeding, indien: 
    • opdrachtgever in gebreke blijft met de nakoming van een of meer verplichtingen uit de overeenkomst;  
    • opdrachtgever failliet is verklaard, (voorlopige) surseance van betaling heeft aangevraagd, onder de Wet Schuldsanering Natuurlijke Personen valt, zijn bedrijf heeft gestaakt of geliquideerd, er beslag wordt gelegd op een aanzienlijk deel van zijn vermogen of hij zijn bedrijf aan derden overdraagt.  
  1. Indien The Event Suite (of een door haar ingeschakelde derde) op het moment van ontbinding (waaronder in dit verband ook ontbinding en opschorting zoals beschreven in artikel 6) al prestaties heeft verricht ter uitvoering van de overeenkomst, dan zullen deze prestaties en de daarmee samenhangende betalingsverplichting van de opdrachtgever jegens de The Event Suite niet ongedaan worden gemaakt. Bedragen die The Event Suite al heeft gefactureerd voor de ontbinding of bedragen die The Event Suite na de ontbinding nog zal factureren in verband met de prestaties die al geleverd of verricht waren voorafgaand aan de ontbinding, blijven onverminderd verschuldigd en worden direct opeisbaar op het moment van ontbinding.

Artikel 9: geheimhouding, privacy en AVG

1. Opdrachtgever zal geen verdere bekendheid geven aan informatie die hem bekend wordt tijdens de uitvoering van de overeenkomst en waarvan hij weet of redelijkerwijs kan vermoeden dat het vertrouwelijk is, behalve in het geval dat enig wettelijk voorschrift of een rechterlijke uitspraak hem verplicht om deze informatie bekend te maken.  
2. Opdrachtgever is niet gemachtigd om de resultaten van de verrichte diensten in welke vorm dan ook aan derden beschikbaar te stellen, noch om hierover enige informatie aan derden te verstrekken, tenzij The Event Suite hiervoor uitdrukkelijk toestemming heeft verleend. The Event Suite kan aan deze toestemming voorwaarden verbinden.  
3. Bij overtreding van de artikelen 9.1 en 9.2 is opdrachtgever aan The Event Suite onmiddellijk en zonder tussenkomst van de rechter een boete verschuldigd ter hoogte van € 25.000,-. Wanneer de daadwerkelijke schade het boetebedrag te boven gaat, mag The Event Suite ervoor kiezen de daadwerkelijk geleden schade te vorderen bij opdrachtgever.  
4. Wanneer zowel opdrachtgever als The Event Suite, in het kader van de uitvoering van de overeenkomst, persoonsgegevens verwerkt als verwerker in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, garandeert deze de toepassing van passende technische en organisatorische maatregelen om ervoor te zorgen dat de verwerking voldoet aan de vereisten van de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de bescherming van betrokkenen is gewaarborgd. The Event Suite verwerkt persoonsgegevens uitsluitend in opdracht en op basis van schriftelijke instructies van de opdrachtgever, behalve in het geval van afwijkende wettelijke voorschriften.  
5. De verwerking van persoonsgegevens door The Event Suite ten behoeve van de opdrachtgever wordt geregeld bij overeenkomst tussen beide partijen. 

Artikel 10: intellectueel eigendom

  1. The Event Suite is, dan wel wordt, uitsluitend rechthebbende van alle bestaande en toekomstige rechten van intellectueel eigendom (waaronder doch niet beperkt tot het auteursrecht) die rusten op of voortvloeien uit werken (in welke vorm dan ook, waaronder doch niet beperkt tot uitgewerkte ideeën, voorstellen, designs en concepten) die The Event Suite in het kader van de opdracht ontwikkelt en/of heeft (laten) ontwikkelen. Opdrachtgever verkrijgt hierop voor de duur van de opdracht een gebruiksrecht. 
  2. Opdrachtgever staat ervoor in dat hij de intellectuele eigendomsrechten van derden respecteert. Indien The Event Suite door handelen of nalaten van de opdrachtgever inbreuk maakt op intellectuele eigendomsrechten van derden, zal de opdrachtgever op eerste verzoek The Event Suite, de werknemers van The Event Suite en/of door haar ingeschakelde derden vrijwaren. 
  3. Door het ter beschikking stellen van materialen of werken van welke aard dan ook aan The Event Suite in het kader van de opdracht, geeft opdrachtgever onvoorwaardelijke toestemming aan The Event Suite om deze materialen en werken op welke wijze dan ook te gebruiken, voor zover dit redelijkerwijs noodzakelijk is voor een behoorlijke uitvoering van de opdracht. 
  4. Opdrachtgever en derden die deel uitmaken van de opdracht zijn gerechtigd om geluids-, foto- en/of beeldopnamen van de opdracht te maken, tenzij The Event Suite uitdrukkelijk schriftelijk anders heeft bedongen. De geluids-, foto- en/of beeldopnamen mogen niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van The Event Suite worden gebruikt in interne en externe communicatie-uitingen door opdrachtgever en derden die deel uitmaken van de opdracht. 
  5. Opdrachtgever zal te allen tijde de rechten van derden respecteren op de objecten, materialen, werken, uitvoeringen, ideeën, voorstellen, concepten of methoden die gebruikt worden in het kader van de uitvoering van de overeenkomst. Eventuele licentievergoedingen die nodig zijn voor het (verder) gebruik van deze objecten, materialen, werken, uitvoeringen, ideeën, voorstellen, concepten of methoden, inclusief maar niet beperkt tot vorderingen van collectieve incasso-organisaties zoals BUMA/STEMRA en SENA, zijn niet inbegrepen in de prijs, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen, en komen voor rekening van opdrachtgever. 

The Event Suite is gerechtigd om geluids-, foto- en/of beeldopnamen van de opdracht te maken, tenzij opdrachtgever uitdrukkelijk schriftelijk anders heeft bedongen. Geluids-, foto- en/of beeldopnamen van de opdracht mogen door The Event Suite worden gebruikt in interne en externe communicatie-uitingen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van opdrachtgever, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.  

Artikel 11: toepasselijk recht en bevoegde rechter

  1. Op alle overeenkomsten en deze algemene voorwaarden is Nederlands recht van toepassing.  
  2. Alle geschillen die voortvloeien uit deze algemene voorwaarden worden uitsluitend voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar The Event Suite is gevestigd.  
  3. Partijen verplichten zich eerst te proberen geschillen in onderling overleg op te lossen voordat zij een beroep doen op de rechter.