Algemene voorwaarden

Versie: februari 2026

Voor je liggen de algemene voorwaarden van The Event Suite. Deze voorwaarden vormen een aanvulling op de afspraken die wij maken met onze opdrachtgevers. Ze zijn daarom altijd onlosmakelijk verbonden met onze offertes, overeenkomsten en andere aanbiedingen. Mochten er tegenstrijdige afspraken zijn, dan geldt de volgende volgorde: eerst wat is vastgelegd in de overeenkomst, daarna wat is opgenomen in de offerte en tot slot deze Algemene Voorwaarden van The Event Suite.

Deze algemene voorwaarden worden gehanteerd door The Event Suite, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 96316829 en gevestigd aan Ambachten 13, 5711LC in Someren, hierna te noemen: “The Event Suite”. De voorwaarden zijn ook opgesteld ten behoeve van de bestuurders van The Event Suite en alle personen die voor The Event Suite werkzaam zijn.

Met “Opdrachtgever” bedoelen we degene aan wie The Event Suite een offerte heeft verstrekt, een aanbieding heeft gedaan of met wie wij een overeenkomst hebben gesloten. Dit kan zowel een rechtspersoon als een natuurlijke persoon zijn. In deze voorwaarden wordt deze partij aangeduid als: “Opdrachtgever”.

Artikel 1: toepasselijkheid algemene voorwaarden

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op iedere aanbieding, offerte en overeenkomst tussen The Event Suite en de Opdrachtgever.

Mocht een bepaling uit deze algemene voorwaarden ongeldig blijken te zijn of worden vernietigd, dan blijven alle overige bepalingen gewoon van kracht. In dat geval zullen partijen samen een vervangende bepaling vaststellen die zo goed mogelijk aansluit bij het doel en de strekking van de oorspronkelijke bepaling.

Eventuele algemene voorwaarden van de Opdrachtgever zijn nadrukkelijk niet van toepassing.

The Event Suite mag deze algemene voorwaarden wijzigen door dit schriftelijk mee te delen. Wanneer hiertegen niet binnen 15 dagen na deze mededeling bezwaar wordt gemaakt, gelden de aangepaste algemene voorwaarden voor alle nieuwe én lopende overeenkomsten.

Artikel 2: offerte, informatie en inschakeling derden

  1. Alle aanbiedingen, prijsopgaven, kostenbegrotingen en andere voorstellen van The Event Suite zijn vrijblijvend, tenzij wij schriftelijk iets anders hebben aangegeven.
  2. Alle informatie en specificaties die wij verstrekken, gelden als een benadering, tenzij hierover schriftelijk andere afspraken zijn gemaakt.
  3. Wanneer wij een aanbod doen en daar niet binnen de aangegeven termijn een schriftelijke opdracht en bevestiging op ontvangen, vervalt het aanbod automatisch.
  4. The Event Suite heeft het recht om voor de uitvoering van de opdracht, of een deel daarvan, derden in te schakelen.

Artikel 3: verplichting van de opdrachtgever

  1. Tenzij we schriftelijk iets anders hebben afgesproken, is de Opdrachtgever verantwoordelijk voor het treffen van voldoende maatregelen om de veiligheid op de locatie van uitvoering te waarborgen. Dit geldt onder andere voor de veiligheid van artiesten, medewerkers en bezoekers. Zijn hierover al afspraken gemaakt, dan behoudt The Event Suite zich het recht voor om aanvullende eisen te stellen wanneer veranderde omstandigheden daar aanleiding toe geven.
  2. De Opdrachtgever is verplicht om alle risico’s die voortvloeien uit de uitvoering van de opdracht, inclusief werkzaamheden en het handelen of nalaten van door haar ingeschakelde derden, waar mogelijk te verzekeren. In ieder geval dient de Opdrachtgever te beschikken over een reguliere AVB verzekering en, indien van toepassing, een beroepsaansprakelijkheidsverzekering. Daarnaast moet worden gewaarborgd dat de door The Event Suite ingeschakelde medewerkers en de door The Event Suite ter beschikking gestelde zaken onder deze verzekeringen zijn meeverzekerd. Op eerste verzoek dient de Opdrachtgever kopieën van de betreffende polissen aan The Event Suite te verstrekken.
  3. De Opdrachtgever zorgt ervoor dat alle informatie die nodig is voor een goede uitvoering van de opdracht tijdig aan The Event Suite wordt verstrekt. De Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van deze informatie, zowel van gegevens waar zij daadwerkelijk kennis van heeft als van informatie waarvan zij had moeten begrijpen dat deze noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht.
  4. Wanneer de Opdrachtgever niet of onvoldoende voldoet aan de verplichtingen zoals opgenomen in artikel 3.1 en of 3.2 van deze algemene voorwaarden, en The Event Suite besluit de opdracht geheel of gedeeltelijk niet door te laten gaan, dan is The Event Suite daartoe gerechtigd. In dat geval bestaat er geen recht op schadevergoeding. Ook wanneer The Event Suite de Opdrachtgever schriftelijk heeft gewezen op het niet naleven van deze verplichtingen en de Opdrachtgever desondanks de opdracht wil laten doorgaan, vervalt ieder recht op schadevergoeding.
  5. De Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het voldoen van vergoedingen die verschuldigd zijn voor het gebruik van intellectuele eigendomsrechten van derden, waaronder maar niet beperkt tot Buma rechten.
  6. Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, is de Opdrachtgever verantwoordelijk voor het verkrijgen van alle benodigde toestemmingen en vergunningen van derden, evenals voor het doen van eventueel noodzakelijk onderzoek hiernaar.
  7. Tot slot is de Opdrachtgever verantwoordelijk voor het handelen en nalaten van door haar ingeschakelde en of uitgenodigde derden die bij de opdracht betrokken zijn, zoals bijvoorbeeld bezoekers van een evenement.

Artikel 4: aansprakelijkheid

  1. The Event Suite is niet aansprakelijk voor schade van welke aard dan ook die ontstaat doordat wij zijn uitgegaan van onjuiste of onvolledige informatie die door of namens de Opdrachtgever is verstrekt.
  2. Onze aansprakelijkheid is beperkt tot de volgende situaties: (i) schade die onder onze aansprakelijkheidsverzekering valt, tot het bedrag dat door de verzekering wordt uitgekeerd plus het eigen risico, of (ii) schade die het gevolg is van opzet of grove schuld van The Event Suite of een van onze medewerkers.
  3. Als er geen sprake is van opzet of grove schuld, of de verzekering keert niet uit, en er toch aansprakelijkheid bestaat, dan beperken we deze aansprakelijkheid tot directe schade. Aansprakelijkheid voor indirecte schade is uitgesloten en het maximale bedrag dat vergoed wordt, is € 5.000,-.
  4. We zijn nooit aansprakelijk voor schade die ontstaat door tekortkomingen of onrechtmatig handelen of nalaten van externe dienstverleners of toeleveranciers die wij hebben ingeschakeld, inclusief hun personeel, in verband met de uitvoering van de opdracht.
  5. Alle vorderingen of andere bevoegdheden die de Opdrachtgever tegenover The Event Suite heeft, moeten binnen 12 maanden na het moment waarop de Opdrachtgever hiervan op de hoogte was of redelijkerwijs had kunnen zijn, schriftelijk aan ons worden meegedeeld. Zo niet, dan vervallen deze rechten.
  6. De Opdrachtgever vrijwaart The Event Suite tegen claims van derden, waaronder deelnemers en bezoekers, die schade lijden in verband met de uitvoering van de opdracht.
  7. Alle adviezen die wij geven zijn vrijblijvend en het opvolgen van deze adviezen gebeurt op eigen risico van de Opdrachtgever.
  8. De Opdrachtgever is niet verantwoordelijk voor de opkomst van deelnemers bij het betreffende evenement.
  9. The Event Suite is niet aansprakelijk voor schade aan goederen die door de Opdrachtgever ter beschikking zijn gesteld. Het is de verantwoordelijkheid van de Opdrachtgever om deze goederen goed te verzekeren.

Artikel 5: reclame

  1. Alle reclames moeten schriftelijk bij The Event Suite worden ingediend, en wel binnen 14 dagen nadat ze bekend zijn geworden of hadden kunnen worden. Als dit niet gebeurt, vervalt het recht op reclame.

Artikel 6: overmacht

  1. Als er omstandigheden optreden die buiten de schuld van The Event Suite liggen en waardoor het redelijkerwijs niet mogelijk is om de overeenkomst volledig of naar behoren na te komen, zoals bijvoorbeeld extreem weer, intrekking van vergunningen, nationale rouw of een pandemie, dan heeft The Event Suite het recht om de opdracht (gedeeltelijk) te annuleren of de uitvoering op te schorten, zonder dat zij verplicht is tot het betalen van schadevergoeding. In zo’n geval behoudt The Event Suite wel het recht op vergoeding van gemaakte kosten, inclusief kosten voor door haar ingeschakelde derden.
  2. Wij raden de Opdrachtgever aan zich tegen dit soort risico’s te verzekeren.

Artikel 7: prijs, betaling en annulering

  1. De afgesproken prijs (opdrachtsom) is in euro’s, exclusief BTW en eventuele andere overheidsheffingen, tenzij we dit schriftelijk anders hebben vastgelegd.

  2. Brengt de Opdrachtgever wijzigingen aan in de oorspronkelijke opdracht die tot hogere kosten leiden dan bij de prijsopgave kon worden verwacht, dan worden deze extra kosten in rekening gebracht. Dit geldt voor alle wijzigingen die namens of door de Opdrachtgever worden doorgevoerd.

  3. Zodra The Event Suite de opdracht heeft bevestigd, sturen wij een factuur van minimaal 75% van het totaalbedrag. Deze factuur dient door de Opdrachtgever binnen 14 dagen na factuurdatum te worden betaald en in ieder geval vóór de datum van het evenement.

  4. Op elk moment kan The Event Suite van de Opdrachtgever verlangen dat zekerheid wordt gesteld voor de betaling van alles wat nog verschuldigd is.

  5. De betalingstermijn is bindend. De Opdrachtgever mag betalingen niet opschorten of verrekenen.

  6. Als betaling niet binnen de termijn plaatsvindt, is de Opdrachtgever automatisch in verzuim. In dat geval is de Opdrachtgever de wettelijke handelsrente verschuldigd (waarbij een gedeelte van een maand als een hele maand geldt) en de buitengerechtelijke incassokosten van minimaal 15% van de hoofdsom, met een minimum van € 250.

  7. Annuleren van de opdracht kan alleen schriftelijk. Bij annulering gelden de volgende kosten voor de Opdrachtgever:
    a) Tot 9 maanden voor het evenement: 40% van de volledige opdrachtsom;
    b) Tussen 9 en 6 maanden voor het evenement: 50% van de volledige opdrachtsom;
    c) Tussen 6 en 3 maanden voor het evenement: 65% van de volledige opdrachtsom;
    d) Tussen 3 en 2 maanden voor het evenement: 75% van de volledige opdrachtsom;
    e) Tussen 2 en 1 maand voor het evenement: 85% van de volledige opdrachtsom;
    f) Binnen 1 maand voor het evenement tot de dag zelf: 100% van de volledige opdrachtsom.

  8. Als bij annulering de werkelijke schade van The Event Suite hoger is dan de hierboven genoemde annuleringsvergoeding, dan is de Opdrachtgever verplicht het hogere bedrag te vergoeden.

Artikel 8: beëindiging en ontbinding

  1. The Event Suite behoudt alle rechten die haar toekomen, maar heeft ook het recht om de overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden door een schriftelijke verklaring, zonder dat de Opdrachtgever recht heeft op schadevergoeding, en zonder dat een ingebrekestelling nodig is, in de volgende situaties:

  • De Opdrachtgever komt tekort in de nakoming van een of meer verplichtingen uit de overeenkomst;

  • De Opdrachtgever is failliet verklaard, heeft (voorlopige) surseance van betaling aangevraagd, valt onder de Wet Schuldsanering Natuurlijke Personen, heeft het bedrijf gestaakt of geliquideerd, er wordt beslag gelegd op een aanzienlijk deel van het vermogen, of het bedrijf wordt aan derden overgedragen.

  1. Als The Event Suite (of een door haar ingeschakelde derde) op het moment van ontbinding al werkzaamheden heeft uitgevoerd in het kader van de overeenkomst, dan blijven deze prestaties en de daarbij behorende betalingsverplichting van de Opdrachtgever volledig van kracht. Bedragen die al zijn gefactureerd of nog gefactureerd zullen worden voor de reeds geleverde prestaties, blijven volledig verschuldigd en worden direct opeisbaar op het moment van ontbinding.

Artikel 9: geheimhouding, privacy en AVG

  1. De Opdrachtgever zal geen informatie delen die tijdens de uitvoering van de overeenkomst bekend wordt en waarvan hij weet of redelijkerwijs kan vermoeden dat deze vertrouwelijk is. Uitzondering geldt alleen als de wet of een rechterlijke uitspraak dit verplicht.
  2. De Opdrachtgever mag de resultaten van de diensten die The Event Suite levert niet aan derden beschikbaar stellen en ook geen informatie hierover delen, tenzij The Event Suite daar uitdrukkelijk toestemming voor geeft. Aan deze toestemming kunnen voorwaarden worden verbonden.
  3. Als de Opdrachtgever de regels uit de vorige twee punten overtreedt, is hij direct en zonder tussenkomst van de rechter een boete van € 25.000,- verschuldigd aan The Event Suite. Is de werkelijke schade hoger, dan kan The Event Suite besluiten de volledige schade bij de Opdrachtgever te verhalen.
  4. Wanneer zowel de Opdrachtgever als The Event Suite in het kader van de overeenkomst persoonsgegevens verwerken als verwerker in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, zorgen beide partijen voor passende technische en organisatorische maatregelen om te voldoen aan de AVG en de bescherming van betrokkenen te waarborgen. The Event Suite verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op schriftelijke instructie van de Opdrachtgever, tenzij de wet anders voorschrijft.
  5. De verwerking van persoonsgegevens door The Event Suite ten behoeve van de Opdrachtgever wordt altijd vastgelegd en geregeld in een overeenkomst tussen beide partijen.

Artikel 10: intellectueel eigendom

  1. The Event Suite is uitsluitend rechthebbende van alle bestaande en toekomstige intellectuele eigendomsrechten (zoals, maar niet beperkt tot, auteursrechten) die rusten op of voortkomen uit werken die The Event Suite in het kader van de opdracht ontwikkelt of laat ontwikkelen. Dit omvat onder andere uitgewerkte ideeën, voorstellen, designs en concepten. De Opdrachtgever krijgt voor de duur van de opdracht een gebruiksrecht op deze werken.
  2. De Opdrachtgever garandeert dat hij de intellectuele eigendomsrechten van derden respecteert. Mocht The Event Suite door handelen of nalaten van de Opdrachtgever inbreuk maken op rechten van derden, dan zal de Opdrachtgever The Event Suite, haar medewerkers en eventuele ingeschakelde derden op eerste verzoek vrijwaren.
  3. Door materialen of werken van welke aard dan ook aan The Event Suite ter beschikking te stellen in het kader van de opdracht, geeft de Opdrachtgever onvoorwaardelijke toestemming aan The Event Suite om deze te gebruiken voor zover dit redelijkerwijs nodig is voor een correcte uitvoering van de opdracht.
  4. De Opdrachtgever en betrokken derden mogen geluids-, foto- en/of beeldopnamen maken van de uitvoering van de opdracht, tenzij The Event Suite hier schriftelijk anders over heeft beslist. Deze opnamen mogen niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van The Event Suite worden gebruikt voor interne of externe communicatie.
  5. De Opdrachtgever respecteert te allen tijde de rechten van derden op objecten, materialen, werken, uitvoeringen, ideeën, voorstellen, concepten of methoden die in het kader van de opdracht worden gebruikt. Eventuele licentievergoedingen die nodig zijn voor het gebruik hiervan, waaronder aanspraken van organisaties zoals BUMA/STEMRA of SENA, zijn niet inbegrepen in de prijs, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, en komen voor rekening van de Opdrachtgever.
  6. The Event Suite is zelf gerechtigd om geluids-, foto- en/of beeldopnamen van de opdracht te maken en mag deze gebruiken in interne en externe communicatie, tenzij de Opdrachtgever schriftelijk anders heeft bedongen. Gebruik door The Event Suite van deze opnamen vereist geen voorafgaande toestemming van de Opdrachtgever, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

Artikel 11: toepasselijk recht en bevoegde rechter

  1. Op alle overeenkomsten en deze algemene voorwaarden is Nederlands recht van toepassing.
  2. Alle geschillen die voortvloeien uit deze voorwaarden worden uitsluitend voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar The Event Suite is gevestigd.
  3. Partijen verbinden zich ertoe eerst te proberen eventuele geschillen in goed overleg op te lossen, voordat zij een beroep doen op de rechter.